Privacyverklaring

De vertaling in de Poolse taal van de huidige Privacyverklaring is officieus en louter bedoeld voor informatieve doeleinden. In geval van een geschil of conflicterende bepalingen zal de Nederlandstalige versie van de Privacyverklaring steeds voorrang hebben.

Klik hier voor Data protection notice klanten/leveranciers. 

Data protection notice (kandidaat-)uitzendkrachten

De veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van persoonsgegevens van (kandidaat-)uitzendkrachten wordt door de onderneming zoals vermeld in de aanhef en in bijlage 1 (hierna genoemd: Q) hoog in het vaandel gedragen.

Q wilt de persoonsgegevens van de (kandidaat-)uitzendkrachten dan ook op een wettelijke, correcte en heldere manier verwerken. Aan de hand van deze Data Protection Notice wenst Q de (kandidaat-)uitzendkrachten op een begrijpelijke en transparante manier te informeren en inzicht te verschaffen over de verzameling en verwerking van persoonsgegevens.

Aangezien deze Data Protection Notice essentiële informatie bevat over de manier waarop Q uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, alsmede voor welke doeleinden deze aangewend worden, dient deze Data Protection Notice nauwkeurig te worden bestudeerd.

In een wereld waar de digitale technologie voortdurend in beweging is, zal Q deze Data Protection Notice in de toekomst onvermijdelijk dienen bij te werken.

Deze Data Protection Notice is publiek raadpleegbaar op de website van Q en zal regelmatig worden geactualiseerd. De meest recente versie van deze Data Protection Notice kan ook worden verkregen bij de Data Officer van Q via een aangetekend verzoek gericht aan de statutaire zetel van de onderneming in kwestie zoals vermeld in bijlage 1, hetzij via e-mail: data.officer@qwork.nl.

1. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HAAR VERBINTENISSEN

De onderneming zoals vermeld in bijlage 1 van de Data Protection Notice is te beschouwen als de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Q verklaart dat deze Data Protection Notice werd opgesteld met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens van 1 september 2001 en de Algemene verordening Gegevensbescherming.

2. DEFINITIE VAN PERSOONSGEGEVENS

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

“Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”

Indien deze Data Protection Notice naar persoonsgegevens verwijst, wordt steeds verwezen naar deze definitie uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Er wordt door Q buiten verkeersovertredingen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verzameld of verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

“Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.”

3. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Met het oog op de ontplooiing van haar professionele activiteiten, worden door Q verschillende persoonsgegevens van (kandidaat-)uitzendkrachten verzameld en verwerkt.

Het gaat onder meer over volgende persoonsgegevens:

• Curriculum vitae, motivatiebrieven, aantekeningen gemaakt tijdens een sollicitatiegesprek;
• Foto’s en video’s;
• Payrollinformatie: o.a. naam, voornaam, rijksregisternummer, adres, anciënniteit, burgerlijke staat, rekeningnummer, gezinssamenstelling, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres;
• Het loon en voorgaande loonfiches;
• De naam van een contactpersoon in geval van nood;
• Evaluatieformulieren;
• Informatie over het aantal kinderen en de burgerlijke staat;
• Informatie omtrent verkeersovertreding in het kader van de loonsverwerking;

Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen in hoofde van Q is het tevens mogelijk dat de (kandidaat-)uitzendkracht bijkomende persoonsgegevens dient over te maken.

Finaal is de (kandidaat-)uitzendkracht met uitsluiting van alle andere personen verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die aan Q worden meegedeeld.

Q is uitsluitend verantwoordelijk voor de verzameling en de verwerking van de persoonsgegevens, ongeacht de manier waarop deze worden meegedeeld door de (kandidaat-)uitzendkracht (o.a. door middel van het invullen van een arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid).

Elke (kandidaat-)uitzendkracht is geheel vrij om zijn (of haar) persoonsgegevens al dan niet aan Q mee te delen. Het aangaan van een samenwerking met Q kan evenwel geweigerd worden indien de (kandidaat-)uitzendkracht zijn (of haar) persoonsgegevens niet wil en/of kan meedelen. Het uitvoeren van de professionele activiteiten van Q is doorgaans immers niet mogelijk bij gebreke aan de instemming met de verzameling en de verwerking van bepaalde persoonsgegevens.

4. VERWERKINGSDOELEINDEN EN RECHTSGROND

De payrollinformatie van de (kandidaat-)uitzendkrachten wordt door Q verzameld en verwerkt met het oog op de loonadministratie, waarbij het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid geldt als rechtsgrond.

De naam van een externe contactpersoon wordt verzameld zodat Q in geval van nood een familielid of andere derde kan contacteren. De rechtsgrond voor de verzameling van deze persoonsgegevens heeft betrekking op de bescherming van de vitale belangen van de (kandidaat-)uitzendkrachten.

Elke handeling die de (kandidaat-)uitzendkracht stelt ten aanzien van Q, zoals doch niet beperkt tot het (spontaan) bezorgen van een curriculum vitae, het spontaan verzenden van een mail naar Q of het bezorgen van een motivatiebrief van de (kandidaat-)uitzendkracht, wordt beschouwd als een uitdrukkelijke en vrije toestemming van de (kandidaat-)uitzendkracht ten aanzien van Q voor het verwerken van persoonsgegevens. De voorgaande documenten alsook de aantekeningen gemaakt tijdens het eerste gesprek, evenals de bijhorende evaluatieformulieren worden verzameld en verwerkt met het oog op het doorlopen van een sollicitatietraject. Deze persoongegevens worden verzameld en verwerkt op basis van de toestemming van de uitzendkracht.

Foto’s en video’s worden (sporadisch) verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie. De (kandidaat-)uitzendkracht zal in ieder geval zijn (of haar) uitdrukkelijke, voorafgaande en schriftelijke toestemming dienen te verlenen voor deze verwerking. Indien de (kandidaat-)uitzendkracht een curriculum vitae waarop een foto wordt geplaatst overmaakt aan Q, dan geeft de (kandidaat-)uitzendkracht expliciet toestemming aan Q om de foto te verwerken.

De informatie omtrent de burgerlijke staat van de (kandidaat-)uitzendkracht en de gegevens van de kinderen zijn in hoofde van Q noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de toepasselijke fiscale en sociale verplichtingen.

Op grond van haar gerechtvaardigde belangen houdt Q zich bezig met direct marketingactiviteiten (o.a. nieuwsbrieven via e-mail, toezenden van promotionele of commerciële informatie, etc.).

Q verbindt ertoe zich om voor deze direct marketingactiviteiten in ieder geval de uitdrukkelijke, schriftelijke en vrije toestemming van de (kandidaat-)uitzendkracht in kwestie te bekomen alvorens direct marketingactiviteiten uit te voeren. De (kandidaat-)uitzendkracht heeft steeds het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken door middel van een schriftelijke kennisgeving aan Q.

5. DUUR VAN DE VERWERKING

De persoonsgegevens die door de (kandidaat-)uitzendkracht worden meegedeeld, worden steeds bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en van de relatie, dewelke Q met de (kandidaat-)uitzendkracht heeft (of zal hebben).

• De persoonsgegevens van kandidaat-uitzendkrachten worden door Q conform de wettelijke bewaartermijnen na de eerste inschrijving bijgehouden en dit in het kader van de aanleg van een wervingsreserve. Na het verstrijken van deze termijn zal de kandidaat-uitzendkracht door Q opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek zijn (of haar) toestemming te geven indien hij (of zij) nog in de database wenst behouden te blijven.
• De persoonsgegevens van uitzendkrachten die werkelijk bij Q in dienst zijn getreden, worden conform de wettelijke bewaartermijnen bijgehouden na het afsluiten van de laatste arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid en dit in het kader van de aanleg van een wervingsreserve. Na het verstrijken van deze termijn zal de uitzendkracht opnieuw door Q gecontacteerd worden met het verzoek zijn (of haar) toestemming te geven, indien de uitzendkracht nog in de database wenst behouden te blijven.

De persoonsgegevens zullen -afhankelijk van het geval- binnen de voornoemde termijnen steeds door Q worden verwijderd, behoudens voor wat betreft de persoonsgegevens die Q op basis van specifieke regelgeving verplicht langer dient te bewaren, dan wel in geval van enigerlei lopend geschil.

6. WAT ZIJN UW RECHTEN ALS (KANDIDAAT-)UITZENDKRACHT?

In overeenstemming met en onder de voorwaarden van de Wet bescherming persoonsgegevens van 1 september 2001 en de Algemene verordening Gegevensbescherming beschikt de (kandidaat-)uitzendkracht over de volgende rechten:

• Recht op toegang en inzage
  De (kandidaat-)uitzendkracht heeft het recht om kosteloos op verzoek kennis te nemen van de persoonsgegevens die Q over hem (of haar) heeft verzameld en na te gaan waarvoor deze persoonsgegevens worden aangewend, conform de bepalingen die gelden in de sector.
  Q zal de (kandidaat-)uitzendkracht een volledig overzicht geven van de persoonsgegevens die over hem (of haar) worden bijgehouden. De (kandidaat-)uitzendkracht kan tevens op verzoek kosteloos een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld.
• Recht op retificatie
  De (kandidaat-)uitzendkracht heeft het recht om de verbetering van eventueel onjuiste persoonsgegevens (o.a. naam, adres, e-mailadres, etc.) te verkrijgen, alsook om onvolledige persoonsgegevens te laten vervolledigen.
• Recht op wissing
  Indien de (kandidaat-)uitzendkracht van mening is dat Q bepaalde persoonsgegevens verwerkt op onrechtmatige basis, zijnde zonder hiervoor een concreet en wettelijk doel te hebben, kan hij (of zij) vragen om diens persoonsgegevens te laten verwijderen.
  Q kan de gegevenswissing van de verwerking van persoonsgegevens evenwel weigeren, indien deze persoonsgegevens voor Q noodzakelijk zijn voor (i) het uitvoeren van een wettelijke verplichting, (ii) de uitvoering van een overeenkomst of (iii) het gerechtvaardigd belang van Q, en dit slechts in zoverre deze persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
• Recht op beperking
  Indien de persoonsgegevens van een (kandidaat-)uitzendkracht onjuist zijn en hij (of zij) gevraagd heeft om ze aan te passen, kan de (kandidaat-)uitzendkracht Q verzoeken om de verwerking ervan te beperken.
  Dit houdt in dat Q de persoonsgegevens van de (kandidaat-)uitzendkracht uitsluitend nog met de toestemming van de (kandidaat-)uitzendkracht verder mag verwerken.
  Q mag de persoonsgegevens van de (kandidaat-)uitzendkracht wel blijven opslaan, maar mag er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder zijn (of haar) toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang. 
• Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens
  De (kandidaat-)uitzendkracht heeft het recht om de persoonsgegevens die aan Q werden meegedeeld, in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm te verkrijgen. De (kandidaat-)uitzendkracht heeft het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking, conform de bepalingen die gelden in de sector.
• Recht van bezwaar
  De (kandidaat-)uitzendkracht heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn (of haar) persoonsgegevens op grond van ernstige en legitieme motieven.
  Het recht van bezwaar is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens, dewelke voor Q noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of het gerechtvaardigd belang van Q, en dit in zoverre deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
  De (kandidaat-)uitzendkracht dient zijn (of haar) verzoek tot beëindiging van de verwerking te richten tot Q door het sturen van een e-mailbericht aan data.officer@qwork.nl. Q zal de aanvraag vervolgens beantwoorden binnen één maand na ontvangst van het verzoek.
  Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan deze termijn, indien nodig, met twee maanden worden verlengd. Q zal de (kandidaat-)uitzendkracht binnen één maand in kennis stellen van een dergelijke verlenging.
• Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
  Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. Q maakt hier evenwel geen enkel gebruik van, zodanig dat de (kandidaat-)uitzendkracht niet wordt onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming.
  Q erkent in deze Data Protection Notice tevens uitdrukkelijk dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat.
• Recht op intrekking van toestemming
  Wanneer de persoonsgegevens van de (kandidaat-)uitzendkracht worden verwerkt op basis van diens uitdrukkelijke toestemming, kan hij (of zij) deze toestemming te allen tijde intrekken. Q zal dan de persoonsgegevens die worden verwerkt op grond van de toestemming van de (kandidaat-)uitzendkracht binnen een redelijke termijn verwijderen.

U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot de Data Officer van Q via het e-mailadres data.officer@qwork.nl.

Gelieve een scan of kopie van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw e-mailbericht, zodanig dat Q in de mogelijkheid om u te identificeren.

Q tracht op een zorgvuldige, heldere en legitieme manier om te gaan met de persoonsgegevens van (kandidaat-)uitzendkrachten, dewelke door haar worden ingezameld en verwerkt, in het kader van haar professionele activiteiten en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.
Indien u desondanks toch van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen Q voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen. De klacht dient u in eerste instantie kenbaar te maken bij Q. Indien u en Q hier niet samen uit komen dan kunt u naar de rechter gaan. U doet daarbij een beroep op de rechtsbescherming die de Wet bescherming persoonsgegevens u biedt.
Als u naar de rechter wilt, dan start u een verzoekschriftprocedure. Dit doet u door een brief te schrijven aan de kantonrechter. U heeft hierbij geen advocaat nodig.

7. DOORGIFTE AAN DERDEN

De persoonsgegevens worden door Q in beginsel niet doorgegeven aan andere partijen.

Q verwerkt de persoonsgegevens van (kandidaat-)uitzendkrachten louter in overeenstemming met de doeleinden waarvoor de verwerking van de persoonsgegevens bestemd is. Enkel de medewerkers van Q, voor wiens functie het raadplegen van persoonsgegevens noodzakelijk is in de uitvoering van hun functie, zullen deze persoonsgegevens kunnen consulteren.

Q doet tevens een beroep op derden-dienstverleners die de persoonsgegevens van de (kandidaat-)uitzendkrachten kunnen consulteren. Het betreft onder meer de volgende persoonsgegevens:

• Gegevens inzake de loonverwerking worden door Q doorgeven aan en worden verwerkt door het loon administratiebureau;
• Gegevens die nodig zijn in het kader van de aansluiting bij verzekeringsmaatschappijen ( o.m. arbeidsongevallenverzekering, ziekteverzekering, etc); 
• Gegevens aan een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een functie;
• Onder andere de naam, voornaam, het e-mailadres, internetgebruik, etc. van de (kandidaat-)uitzendkrachten kunnen door Q worden doorgegeven aan en verwerkt worden door een externe software-dienstverlener, IT-provider en/of cloud-provider voor het beheren van de account van de (kandidaat-)uitzendkracht.

De werknemers, aangestelden en vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld respecteren steeds het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens en kunnen deze persoonsgegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.

De persoonsgegevens van de uitzendkrachten zullen door Q tevens worden doorgegeven aan haar klanten alvorens en uiterlijk op het ogenblik dat de uitzendkracht zijn (of haar) arbeidsprestaties bij deze klant aanvat.

Het personeelsdossier van de (kandidaat-)uitzendkracht kan tevens worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen en/of behouden van haar certificeringen.

In uitzonderlijke omstandigheden kunnen uw persoonsgegevens eveneens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan onder meer het geval zijn wanneer Q geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zou worden, diens activiteiten zouden worden overgedragen of indien deze failliet verklaard zou worden.

Bovendien is het mogelijk dat persoonsgegevens verplicht dienen te worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Q zal in dat geval redelijke inspanningen leveren om de betrokkene te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen indien het een gerechtelijk bevel of een bepaalde wettelijke verplichting betreft die afwijkt van deze die behoren tot het normale handelsleven. De betrokkene erkent dat dit niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er hieromtrent mogelijk wettelijke of reglementaire beperkingen van toepassing kunnen zijn.

De persoonsgegevens van de (kandidaat-)uitzendkrachten zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behoudens mits een voorafgaande, schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van de (kandidaat-)uitzendkrachten.

8. VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID

Q neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om de persoongegevens die door haar worden verzameld en verwerkt volgens een afdoende veiligheidsniveau te verwerken en te beschermen tegen de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens, alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval zal Q aansprakelijk geacht kunnen worden voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit foutief en onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

De technische en organisatorische maatregelen die door Q worden genomen in het kader van de bescherming van de persoongegevens van de (kandidaat-)uitzendkrachten omvatten onder meer volgende veiligheidsmaatregelen:

1. Technische maatregelen

• Gebruik van virusscans, firewalls, etc.
• Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
• Geen onbeveiligde harde schijven
• Toegangsbeveiliging tot gegevens
• Encryptie van gegevens
• Geen onbeveiligde back-ups
• Werken op beveiligde harde schijven

2. Organisatorische maatregelen

• Enkel bevoegde personen hebben toegang
• Procedure voor incidentenbeheer
• Policy naar werknemers en medewerkers
• Opleiding voor werknemers en medewerkers
• Vertrouwelijkheidsclausules

9. INBREUKEN M.B.T. VEILIGHEID PERSOONSGEGEVENS

Q heeft de wettelijke verplichting om inbreuken met betrekking tot de beveiliging van de persoonsgegevens binnen 72 uur te melden aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit, behoudens wanneer het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met de persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de (kandidaat-)uitzendkracht.

Q zal de (kandidaat-)uitzendkracht zonder onredelijke vertraging inlichten, van zodra zij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens indien er redelijke grond te vermoeden dat de (kandidaat-)uitzendkracht schade zou oplopen door de inbreuk. Q en de (kandidaat-)uitzendkracht zullen in deze hypothese elkaar binnen een termijn van 48 uur na de kennisname van de inbreuk door Q contacteren, teneinde te beslissen of de inbreuk wordt doorgegeven aan de toezichthoudende autoriteit.

10. HEEFT U NOG VRAGEN?

Indien u na het lezen van deze Data Protection Notice verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met de Data Officer van Q, hetzij per aangetekende post gericht aan de statutaire zetel van de onderneming in kwestie zoals vermeld in bijlage 1, hetzij via e-mail: data.officer@qwork.nl.
 

BIJLAGE 1: ONDERNEMINGEN OP WIE HUIDIGE DATA PROTECTION NOTICE VAN TOEPASSING IS

• Qjobs@work BV, met statutaire zetel te 5107 RD Dongen, De Schacht 11, KvK 58415815

Data protection notice klanten/leveranciers

De veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van persoonsgegevens van klanten en leveranciers wordt door de onderneming zoals vermeld in de aanhef en in bijlage 1 (hierna genoemd: Q) hoog in het vaandel gedragen.

Q wilt de persoonsgegevens van haar klanten en leveranciers dan ook op een wettelijke, correcte en heldere manier verwerken. Door middel van deze Data Protection Notice wenst Q haar klanten en leveranciers op een begrijpelijke en transparante manier te informeren en inzicht te verschaffen over de verzameling en verwerking van persoonsgegevens.

Aangezien deze Data Protection Notice essentiële informatie bevat over de manier waarop uw persoonsgegevens door Q worden verzameld en verwerkt, alsmede voor welke doeleinden deze aangewend worden, dient deze Data Protection Notice nauwkeurig te worden bestudeerd.

Deze Data Protection Notice is publiek raadpleegbaar op de website van Q en kan worden verkregen bij de Data Officer via een aangetekend verzoek gericht aan de statutaire zetel van de onderneming in kwestie zoals vermeld in bijlage 1, hetzij via e-mail: data.officer@qwork.nl.

1. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HAAR VERBINTENISSEN

De onderneming zoals vermeld in bijlage 1 van de Data Protection Notice is te beschouwen als de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Binnen deze onderneming zijn de persoonsgegevens enkel toegankelijk voor verantwoordelijke personen, dewelke naargelang hun taken toegang dienen te hebben tot deze gegevens.

Deze Data Protection Notice werd opgesteld met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens van 1 september 2001 en de Algemene verordening Gegevensbescherming.

2. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Naargelang van uw activiteiten en uw relatie tot Q heeft Q specifieke informatie nodig om bepaalde activiteiten te kunnen onplooien en diensten te kunnen aanbieden. De informatie die door Q wordt opgevraagd en waarmee zij u kan identificeren, wordt persoonsgegevens genoemd.

Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen in hoofde van Q is het overigens tevens mogelijk dat de klant of leverancier bijkomende persoonsgegevens dient over te maken.

UIteindelijk is de klant of de leverancier met uitsluiting van alle andere personen verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die aan Q worden meegedeeld.

Q is enkel verantwoordelijk voor de verzameling en de verwerking van de persoonsgegevens, ongeacht de manier waarop deze worden meegedeeld door de klant of leverancier (o.a. door middel van het invullen van een samenwerkingsvoorstel).

Elke betrokkene is geheel vrij om zijn (of haar) persoonsgegevens al dan niet aan Q mee te delen. Het aangaan van een samenwerking met Q kan evenwel geweigerd worden indien de betrokkene zijn (of haar) persoonsgegevens niet wil en/of kan meedelen. Het uitvoeren van de professionele activiteiten van Q is doorgaans immers niet mogelijk bij gebreke aan de instemming met de verzameling en de verwerking van bepaalde persoonsgegevens.

2.1. GEGEVENS DIE DOOR Q RECHTSTREEKS WORDEN VERZAMELD

Om te weten wie u bent: Naam, Voornaam, BTW-nummer, ...

Om u te contacteren: Telefoonnummer, Adres, E-mailadres, ...

Om te factureren of betalingen uit te voeren: Bankrekeningnummer, BIC code, ...

2.2. (PUBLIEKE) GEGEVENS DIE DOOR Q ONRECHTSTREEKS WORDEN VERZAMELD

Q verwerkt onder bepaalde omstandigheden ook publieke gegevens.

Deze gegevens kunnen betrekking hebben op persoonsgegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van een benoeming als bestuurder van een vennootschap, dan wel op gegevens die door de klant of de leverancier zelf openlijk werden gepubliceerd, zoals onder andere informatie op een website, sociale media, etc.

De gegevens die door Q onrechtstreeks worden verzameld kunnen tevens betrekking hebben op persoonsgegevens die publiek zijn, omwille van het feit dat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in de streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook gegevens op bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel behoren hiertoe.

2.3. DE GEGEVENS DIE DOOR U AAN Q WORDEN MEEGEDEELD KUNNEN WORDEN VERWERKT

Wanneer Q (telefonisch) wordt gecontacteerd door een klant of een leverancier, kan zij de persoonsgegevens van de klant of de leverancier noteren om een contactoverzicht op te bouwen en te inspecteren welke natuurlijke en rechtspersonen gebruikmaken van haar dienstverlening.

3. VERWERKINGSDOELEINDEN EN RECHTSGROND

In het kader van en met het oog op de ontplooiing van haar professionele activiteiten verzamelt en verwerkt Q de persoonsgegevens van haar klanten, leveranciers, opdrachtgevers, personeel, medewerkers, aangestelden en alle andere nuttige contactpersonen.

Met het oog op het personeelsbeheer en de loonadministratie worden de persoonsgegevens van de werknemers van Q tevens verzameld en verwerkt. Gelet op de specifieke aard van deze verwerking van persoonsgegevens, wordt deze verwerking geregeld in een afzonderlijke policy.

De verzameling en verwerking van persoonsgegevens door Q berusten onverwijld op specifieke rechtsgronden, zijnde (i) de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, (ii) de uitvoering van de overeenkomst, (iii) het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen in hoofde van Q en (iv) het gerechtvaardigd belang van Q (o.a. voor direct marketing).

De persoonsgegevens worden afhankelijk van de omstandigheden verzameld en verwerkt in het kader van de volgende doeleinden:

• Contactpersonen bij klanten of prospects bij een eerste contactname met Q
  
  Uw gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die met Q wordt gesloten op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Door het sluiten van een overeenkomst met Q dient zij te beschikken over de nodige persoonsgegevens om de dienstverlening te kunnen aanbieden.
  Dit is onder meer het versturen van informatie in het kader van:

- Uitwisseling voor het ter beschikking stellen van uitzendkrachten
- Uitwisseling met betrekking tot het aanbieden van interessante profielen met betrekking tot werving, selectie, recrutering
- Uitwisseling met betrekking tot het aanbieden van werknemers/zelfstandigen voor bepaalde (bouw)projecten
- Uitnodigingen en informatie voor opleidingen

De persoonsgegevens die worden verzameld worden administratief en boekhoudkundig verwerkt door Q. Indien u echter niet wenst dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het niet mogelijk om de dienstverlening waarvoor u met Q verbonden bent uit te voeren.

• Potentiële nieuwe contacten

Indien u aan een medewerker van Q een visitekaartje heeft overhandigd, wordt u automatisch opgenomen in haar database. In dergelijk geval gaat Q ervan uit dat u door deze overhandiging uw uitdrukkelijke en weloverwogen toestemming verleend om uw gegevens te verwerken.

Bovendien slaat Q ook de publiek toegankelijke gegevens die zij over klanten of leveranciers vindt op in haar database. Vermits deze gegevens openlijk gepubliceerd werden, gaat Q ervan uit dat zij deze persoonsgegevens eveneens rechtsgeldig mag bewaren en verwerken.

• Leveranciers

Uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met Q worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk om identificatiegegevens van contactpersonen van de betreffende leverancier om de onderlinge communicatie (en facturatie) mogelijk te maken.

• Direct marketing

In het kader van de relatie met haar klanten en leveranciers en op grond van haar gerechtvaardigde beroepsbelangen houdt Q zich tevens bezig met direct marketingactiviteiten (o.a. nieuwsbrieven via e-mail, toezenden van promotionele of commerciële informatie, etc.).

Q verbindt zich ertoe om voor deze direct marketingactiviteiten in ieder geval de uitdrukkelijke, schriftelijke en vrije toestemming van de klant of leverancier in kwestie te bekomen alvorens direct marketingactiviteiten uit te voeren. De betrokkene heeft het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken door middel van een schriftelijke kennisgeving aan Q.

4. DOORGIFTE AAN DERDEN

Uw persoonsgegevens worden door Q in beginsel niet doorgegeven aan andere partijen.

Q verwerkt de persoonsgegevens van klanten en leveranciers louter in overeenstemming met de doeleinden waarvoor de verwerking van de persoonsgegevens bestemd is. Enkel de medewerkers van Q, voor wiens functie het raadplegen van persoonsgegevens noodzakelijk is in de uitvoering van hun functie, zullen deze persoonsgegevens kunnen consulteren.

Bij het organiseren van evenementen kan Q de persoonsgegevens wel doorgeven aan derden die deze evenementen organiseren. Dergelijke doorgifte aan deze specifieke derden kan evenwel enkel plaatsvinden omwille van organisatorische doeleinden, dan wel in het kader van de veiligheid.

Q doet tevens een beroep op derden-dienstverleners die uw persoonsgegevens ook kunnen inkijken (o.a. accountants en consultants in het kader van fiscale ondersteuning, ICT-dienstverleners, etc.).

De werknemers, aangestelden en vertegenwoordigers van deze dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld respecteren het vertrouwelijk karakter van de persoonsgegevens in ieder geval en zij kunnen deze persoonsgegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.

In uitzonderlijke omstandigheden kunnen uw persoonsgegevens eveneens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan onder meer het geval zijn wanneer Q geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zou worden, diens activiteiten zouden worden overgedragen of indien deze failliet verklaard zou worden.

Bovendien is het mogelijk dat persoonsgegevens verplicht dienen te worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Q zal in dat geval redelijke inspanningen leveren om de betrokkene te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. De betrokkene erkent dat dit niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er hieromtrent mogelijk wettelijke of reglementaire beperkingen van toepassing kunnen zijn.
Q zal persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met voorafgaande, schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

5. DUUR VAN DE VERWERKING

De persoonsgegevens die door de betrokkene worden meegedeeld, worden door Q bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie, dewelke Q met de betrokkene in kwestie heeft.

De persoonsgegevens zullen evenwel uiterlijk na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn of na de beëindiging van de overeenkomst worden verwijderd, behoudens voor wat betreft de persoonsgegevens die Q op basis van specifieke regelgeving langer moet bewaren of in geval van een lopend geschil.

6. RECHTEN VAN DE BETROKKENE

In overeenstemming met en onder de voorwaarden van de Wet bescherming persoonsgegevens van 1 september 2001 en de Algemene verordening Gegevensbescherming beschikt de betrokkene over volgende rechten:

• Recht op toegang en inzage
  De betrokkene heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de persoonsgegevens die Q over hem (of haar) heeft verzameld en na te gaan waarvoor deze persoonsgegevens worden aangewend.
  Q zal de betrokkene vervolgens een volledig overzicht geven van de persoonsgegevens die over de betrokkene worden bijgehouden. De betrokkene kan op verzoek kosteloos een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld.
• Recht op retificatie
  De betrokkene heeft het recht om de verbetering van onjuiste persoonsgegevens (o.a. naam, adres, e-mailadres, etc.) te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te laten vervolledigen.
• Recht op wissing
  Indien de betrokkene van mening is dat Q bepaalde persoonsgegevens verwerkt op onrechtmatige basis, zijnde zonder hiervoor een concreet en wettelijk doel te hebben, kan hij (of zij) vragen om diens persoonsgegevens te laten verwijderen.
  Q kan de gegevenswissing van de verwerking van persoonsgegevens evenwel weigeren, indien deze persoonsgegevens voor Q noodzakelijk zijn voor (i) het uitvoeren van een wettelijke verplichting, (ii) de uitvoering van een overeenkomst of (iii) het gerechtvaardigd belang van Q, en dit slechts in zoverre deze persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
• Recht op beperking
  Indien de persoonsgegevens van een betrokkene onjuist zijn en hij (of zij) gevraagd heeft om ze aan te passen, kan de betrokkene Q verzoeken om de verwerking ervan te beperken.
  Dit houdt in dat Q de persoonsgegevens van de betrokkene uitsluitend nog met de toestemming van de betrokkene verder mag verwerken.
  Q mag de persoonsgegevens van de betrokkene wel blijven opslaan, maar mag er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder de toestemming van de betrokkene, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang. 
• Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens
  De betrokkene kan Q verzoeken om de persoonsgegevens die door de betrokkene zelf aan Q werden verstrekt, aan de betrokkene of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. 
• Recht van bezwaar
  De betrokkene heeft een recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn (of haar) persoonsgegevens op grond van ernstige en legitieme motieven.
  Het recht van bezwaar is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens, dewelke voor Q noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of het gerechtvaardigd belang van Q, en dit in zoverre deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
  De betrokkene dient zijn verzoek tot beëindiging van de verwerking schriftelijk te richten tot Q door het sturen van een e-mailbericht aan data.officer@qwork.nl Q zal de aanvraag vervolgens beantwoorden binnen één maand na ontvangst van het verzoek.
  Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan deze termijn, indien nodig, met twee maanden worden verlengd. Q zal de betrokkene binnen één maand in kennis stellen van een dergelijke verlenging.
• Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
  Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. Q maakt hier evenwel geen enkel gebruik van, zodanig dat de betrokkene ook op geen enkel ogenblik zal worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming.
  Q erkent in deze Data Protection Notice tevens uitdrukkelijk dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat.
• Recht op intrekking van toestemming
  Wanneer de persoonsgegevens van de betrokkene worden verwerkt op basis van diens uitdrukkelijke toestemming, kan hij (of zij) deze toestemming te allen tijde intrekken. Q zal dan de persoonsgegevens die worden verwerkt op grond van de toestemming van de betrokkene binnen een redelijke termijn verwijderen.

U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot de Data Officer van Q via het e-mailadres data.officer@qwork.nl.

Q tracht op een zorgvuldige, heldere en legitieme manier om te gaan met de persoonsgegevens van haar klanten en leveranciers, dewelke door haar worden ingezameld en verwerkt, in het kader van haar professionele activiteiten en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.

Indien u desondanks toch van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen Q voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen. De klacht dient u in eerste instantie kenbaar te maken bij Q. Indien u en Q hier niet samen uit komen dan kunt u naar de rechter gaan. U doet daarbij een beroep op de rechtsbescherming die de Wet bescherming persoonsgegevens u biedt.

Als u naar de rechter wilt, dan start u een verzoekschriftprocedure. Dit doet u door een brief te schrijven aan de kantonrechter. U heeft hierbij geen advocaat nodig.

7. TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

Q neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die door haar worden verzameld en verwerkt volgens een afdoende veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet-toegestane verwerking van deze persoonsgegevens.

In geen geval kan Q aansprakelijk worden geacht en/of gesteld voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

8. TOEGANG DOOR DERDEN

Met het oog op de verzameling en verwerking van persoonsgegevens, verleent Q toegang tot de door haar verzamelde persoonsgegevens aan haar werknemers, medewerkers en aangestelden.

Q zal in een dergelijk geval een gelijkaardig niveau van bescherming bij wijze van contractuele verplichtingen tegenstelbaar maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, dewelke gelijkaardig zijn aan deze uit deze Data Protection Notice.

9. INBREUKEN M.B.T. VEILIGHEID PERSOONSGEGEVENS

Q heeft de wettelijke verplichting om inbreuken met betrekking tot de beveiliging van persoonsgegevens binnen 72 uur te melden aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit, behoudens wanneer het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met de persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n).

Q zal de betrokkene zonder onredelijke vertraging inlichten, van zodra zij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Q en de betrokkene(n) zullen elkaar binnen een termijn van 48 uur na de kennisname van de inbreuk door Q contacteren, teneinde te beslissen of de inbreuk wordt doorgegeven aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

10. HEEFT U NOG VRAGEN?

Indien u na het lezen van deze Data protection Notice verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met de data officer van Q, hetzij per aangetekende post gericht aan de statutaire zetel van de onderneming in kwestie zoals vermeld in bijlage 1, hetzij via e-mail: data.officer@qwork.nl.

 

BIJLAGE 1: ONDERNEMING OP WIE DE HUIDIGE DATA PROTECTION NOTICE VAN TOEPASSING IS

• Qjobs@work BV, met statutaire zetel te 5107 RD Dongen, De Schacht 11, KvK 58415815